Personal Assistant & Office Management

Als Personal Assistant met office-taken ben je de rechterhand van de Managing Director en krijg je de vrijheid en het vertrouwen om hem te ondersteunen en te ontzorgen. Je regelt niet alleen de praktische zaken maar draagt daarnaast ook bij aan het realiseren van de strategische doelen van de organisatie. Een belangrijke speler die altijd van alles op de hoogte is!

CLAY HOSPITALITY

Clay Hospitality is een hospitality & lifestyle brand gericht op het ontwikkelen en managen van merken die jou inspireren om op een duurzame manier van het leven te genieten. Een familiebedrijf met ruim 50 jaar ervaring in de Hospitality branche met o.a. in het portfolio het Element by Westin Amsterdam Hotel (Marriott) welke over 160 extended stay rooms beschikt. En, de Papa’s Houses: Papa’s Beach House in het Haarlemmermeersebos en de 2e locatie Papa’s Loft House in het Gelderlandplein, Amsterdam. Van evenementenlocaties tot 450 personen, corporate events, bruiloften, intieme diners, vergaderzalen, op het strand of op het dakterras, we bieden het allemaal! Door een geweldig team van gelijkgestemde zielen samen te brengen die dezelfde waarden, dromen en passie delen, streven we ernaar om onze gasten unieke ervaringen te bieden.

A DAY IN THE LIFE OF:

Als Personal Assistant met office taken (PA) bij CLAY ben jij de rechterhand van Alexander en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, zowel op de voor- als achtergrond. Om succesvol te zijn in deze rol, is het belangrijk dat je niet alleen het bedrijf goed kent, maar ook de cultuur en de manier van werken volledig begrijpt. Je bent de schakel die zorgt dat procedures soepel verlopen en je weet feilloos in te spelen op wat Alexander nodig heeft – je hebt het al geregeld voordat hij het je vraagt. Je komt te werken bij CLAY Office, gevestigd in het Element Hotel waar tevens onze Finance, Marketing, People Operations, Sales afdelingen en het management van het Element werkzaam zijn. Een gezellig groot team dus!

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• Agendabeheer: beheren en bewaken van agenda’s, plannen en organiseren van afspraken en events;

• Officemanagement: je zorgt ervoor dat alles in de office op rolletjes loopt, van het contact opnemen met onze IT-partner tot het bestellen van kantoorbenodigdheden;

• Organiseren van events: van managementvergaderingen tot teambuilding-uitjes, jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is;

• Ondersteuning bij communicatie: je bereidt presentaties voor, maakt notulen en zorgt ervoor dat alle benodigde informatie op tijd beschikbaar is. Je onderhoudt contact met zakelijke relaties, maar ook de gemeente of de bank bel je gemakkelijk even op.

Daarnaast schrik je er niet voor terug om de kleinste details te regelen, je zorgt ervoor dat alles soepel en professioneel verloopt, inclusief af en toe koffie halen tijdens belangrijke afspraken. Jij fixt het wel;)! Je bent flexibel, hands-on en altijd klaar om het team en Alexander optimaal te ondersteunen. Je denkt vooruit en pakt alles met energie aan. Jij ziet een toffe race en geeft het hele team in overleg op om mee te doen. Managementuitje regelen? You’re on it! Je hebt aan één woord genoeg en bent oplossingsgericht. In deze rol ben jij dé verbindende factor die zorgt dat de dagelijkse gang van zaken bij CLAY vlekkeloos blijft draaien.

Kun jij snel schakelen, duik je graag in de materie en de details, houd je van structuur, heb je aan een paar woorden genoeg en ben je van nature geïnteresseerd en dus van veel op de hoogte? Dan zijn we op zoek naar jou! Als PA ben je zeer zelfstandig, je bent vrij in je agenda maar je weet heel goed waar de prioriteiten liggen! Wat breng je mee?

• Een afgeronde bacheloropleiding binnen Hospitality of een vergelijkbare opleiding;
• Bij voorkeur heb je al office management/management assistent of PA-ervaring;
• Fulltime beschikbaar, waarbij 24 of 32u ook mogelijk is in overleg;
• Liefst woon achtend in Amsterdam of directe omgeving en/of met het OV naar het Gelderlandplein kunnen reizen.